Bedrijfsfraude kost het bedrijfsleven jaarlijks honderden miljoenen euro’s. In meer dan een derde van de gevallen zijn de eigen medewerkers de fraudepleger. Om welke vormen van interne fraude gaat het, wat kunt u in uw fietsenzaak doen om fraude te voorkomen, wat zijn fraudesignalen en welke actie moet u nemen?
Tekst: Drs. Arie Craanen
Volgens de ‘Global Economic Crime and Fraud Survey’ van internationaal accountants- en adviesbureau PwC wordt 37% van de fraude gevallen gepleegd door interne medewerkers. In de meeste gevallen zijn de daders van de fraudegevallen niet gescreend bij indiensttreding. Bij bedrijfsfraude gaat het bijvoorbeeld om de administratieve medewerker die nep-facturen stuurt met daarop een eigen bankrekeningnummer.
In jouw bikestore kunnen medewerkers soms ‘winkelen’ zonder te betalen. Maar het kan ook gaan om medewerkers die familieleden laten meetanken op de brandstofpas van hun werkgever. Gevoelige bedrijfsinformatie (b.v. klantenbestanden van jouw fietsenwinkel) doorverkopen aan de concurrent is ook een vorm van bedrijfsfraude. Op plaats 1 staat echter nog altijd fraude met geld en goederen. Dit varieert van een greep in de kassa, fraude met declaraties tot en met het stelen van pennen, papier, paperclips of pakken koffie.
Check nieuwe medewerkers
Interne fraude in je tweewielerzaakzaak voorkomen begint bij de aanname van nieuwe medewerkers. Om het risico te beperken moet je een grondige selectie en strikte aannameprocedure hanteren. Zorg voor een identiteitscontrole, vraag altijd om officiële documenten en maak daar zelf een kopie van.Vraag bij enkele referenties informatie over de sollicitant. Controleer de diploma’s en CV.Vraag om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
Signalen voor fraude
Als werkgever moet je alert blijven op signalen bij de medewerkers in jouw fietsenwinkel. Die kunnen namelijk een indicatie zijn dat er bij jouw medewerker omstandigheden spelen die een aanleiding zijn om te gaan frauderen of een teken dat er mogelijk al wordt gefraudeerd. Signalen hiervan kunnen zijn:
- Bewust alleen werken zonder pottenkijkers.
- Een levensstijl van de medewerker die niet overeenkomt met zijn inkomen.
- Er is nooit een kasverschil.
- Gevoel, intuïtie: hier klopt iets niet.
- Heimelijke telefoongesprekken.
- Hoog ziekteverzuim.
- Iemand is er altijd als eerste en gaat als laatste weg.
- Niet houden aan regels en procedures.
- Non-verbaal: rood hoofd, stilvallen, zenuwachtig.
- Ongebruikelijke leveringen.
- Opengemaakte verpakkingen van bike-producten of onderdelen in het magazijn.
- Opmerkingen van collega’s of klanten.
- Opvallend vaste patronen in pauzes.
- Plotseling vertrek medewerker zonder specifieke reden.
- Smoezen verzinnen (eerder naar huis).
- Sparen in de kassa, aantekeningen bij de kassa.
- Tips van klanten: geen bon gehad, datum klopt niet, bonbedrag klopt niet.
- Vaak ‘schade’ aan bepaalde artikelen.
- Veelvuldig foutbonnen, retouren, kastekort bij dezelfde medewerker.
- Veelvuldig ronde kasverschillen.
- Verstopte goederen in personeelsruimte of kluisje.
Aanleiding voor fraude
Omstandigheden die vaak aanleiding zijn voor fraude:
- Defensieve, prikkelbare houding 12,6%
- Autoritaire houding 14,8%
- Scheiding/problemen in gezin 14,8%
- Geen taken willen delen 18,2%
- Ongewone samenwerking met klant 19,2%
- Financiële problemen 27,1%
- Er een ongewone levensstijl op nahouden 35,6%
9 tips om fraude tegen te gaan
- Screenen. Zorg voor een goed aannamebeleid en screen nieuwe medewerkers (identificatie-controle). Vertrouw niet alleen op de blauwe ogen, maar trek referenties na of vraag een verklaring omtrent gedrag. Kijk ook naar activiteiten op social media.
- Kassadiefstal. Een greep uit de kassa is een veel voorkomende vorm van crimineel gedrag. Met camera’s kun je deze fraudegevoelige plaatsen goed ‘overzien’. Informeer de medewerkers vooraf dat je gebruik maakt van bewakingscamera’s in je fietsenwinkel. Zorg ook voor een afroomkluis om het 'grote' geld tussentijds te deponeren.
- Cash en korting. Neem op onregelmatige tijden steekproeven om zelf de kas te controleren. Vrienden en kennissen krijgen door frauderende kassamedewerkers weleens een ‘voorkeursbehandeling’ of een ‘vriendenkorting’. Wordt er bij aflevering van een fiets of ander product bij een klant contant betaald, zorg dan dat er dezelfde dag wordt afgerekend.
- Magazijn. Het magazijn en de werkplaats zijn ook een diefstalgevoelige plaatsen. Het begint al bij de binnenkomst van goederen. Wie tekent de bonnen af voor ontvangst? Worden binnengekomen goederen direct gecontroleerd op aantal, kwaliteit etc.? Ook bezorgers kunnen frauderen door producten uit dozen te halen.
- Kantoor- en kantinespullen. Wordt de voorraad kantinespullen (koffie, schoonmaakmiddelen e.d.) gecontroleerd? Wie koopt in en wie heeft toegang? Hetzelfde geldt voor printpapier, cartridges, relatiegeschenken, pennen e.d.
- Declaratiefraude. Kloppen de reiskostendeclaraties wel? Neem een steekproef, check of de afsprakenlijst overeenkomt met de gedeclareerde kilometers. Zijn de bijgevoegde bonnetjes origineel of gekopieerd (om ze later nog eens te declareren)?
- Sleutelbeheer. Wie beschikt over sleutels van de fietsenwinkel, het magazijn of de werkplaats? Is er een sleutellijst? Zijn de sleutels van vertrekkende medewerkers niet gekopieerd? Een beveiligingssysteem met code is effectief, maar de code moet wel regelmatig veranderd worden.
- Winkeldiefstal. Winkeldieven kunnen zich ook onder het eigen personeel bevinden. Camerabewaking kan uitkomst bieden. Maar ook andere checks. Worden bijvoorbeeld afvalcontainers regelmatig gecontroleerd op naar buiten gesmokkelde goederen?
- Bijzonder gedrag van medewerkers. Altijd als laatste naar huis, tussen de middag alleen in de zaak blijven e.d.? Dan is er mogelijk sprake van frauduleus gedrag. Verwar echter niet loyaliteit en betrokkenheid met fraude!
N.B. Dat er controlemomenten zijn ingebouwd in bedrijfsprocessen is voor iedere medewerker plausibel en acceptabel, maar overdrijf het niet. Maak van je tweewielerzaak geen gevangenis.
Dit moet je zeker niet vergeten!
Bedrijfsfraude door medewerkers is een nachtmerrie voor iedere ondernemer. Door preventieve maatregelen en alert blijven op signalen kun je veel frauderisico’s voorkomen of beperken.Is een frauderende medewerker ontslagen, dan betekent dat niet automatisch het einde van de fraude. Dit moet je nog zeker goed regelen:
- Sleutels innemen.
- Bedrijfskleding inleveren.
- Overige eigendommen van het bedrijf innemen.
- Wachtwoorden verwijderen.
- Deurcodes wijzigen.
- Cilinders van sloten vervangen.
- Geheimhoudingsverklaring laten tekenen.
Tot slot
Interne criminaliteit heeft een grote impact op jou als werkgever en op je collega’s. Behalve de economische schade kan fraude namelijk ook emotioneel veel ellende geven. De sfeer in jouw bike-winkel wordt anders als het wederzijdse vertrouwen is misbruikt. Stop het voorval niet in de doofpot, maar praat er open over hoe het te voorkomen was of is. Laat iedereen zijn gevoelens uiten. Dit is de eerste stap om met schone lei te beginnen en de bedrijfscultuur en teamgeest in jouw winkel weer positief te krijgen.
Bronnen: Centrum voor Criminaliteitspreventie en Veiligheid; Association of Certified Fraud Examiners / Global Fraud Study 2018
