Dit artikel is exclusief voor de leden van de BikesBusinessClub
Weet u wat de weekomzet in uw tweewielerzaak was per medewerker? Heeft die training ‘klantvriendelijkheid’ nu echt iets opgeleverd en hebben we nu minder klachten dan twee maanden geleden? Stijgt of daalt de gemiddelde ordergrootte? Meten is weten, ofwel kennen is kunnen.
Tekst: drs. Arie Craanen
Had ik dat maar eerder geweten!
Om uw fietsenwinkel goed te runnen is het zaak om permanent vinger aan de pols te houden. Beschikbaarheid van en inzicht in de exploitatiecijfers zijn daarbij van cruciaal belang. Sommige grotere ondernemingen beschikken over een eigen afdeling financiële administratie die dagelijks cijfers kan ophoesten. Veel kleinere bedrijven zoals tweewielerzaken zijn echter aangewezen op een extern administratiekantoor en hun (half)jaarlijkse rapportage.
Op dat rapportagemoment wijst de boekhouder u op de zwakke plekken in uw exploitatie. Deze adviseert dan wellicht met terugwerkende kracht: ‘Had u toen maar meteen ingegrepen’. Op uw beurt zegt u dan: “Had ik het maar eerder geweten!”. De exploitatiecijfers van uw fietsenwinkel moeten zo actueel mogelijk zijn, want dan kunt u nog bijsturen en tijdig corrigeren of compenseren.
Los van de actualiteit van de cijfers is ook de inzichtelijkheid van de cijfers voor u als fietsenhandelaar van belang. Hieruit kunt u immers conclusies trekken en waar nodig uw beleid en bedrijfsstrategie aanpassen. Veel bedrijven werken met zogeheten ratio's, oftewel kengetallen die veel zeggen over de exploitatie en meteen de vinger op de zere plek leggen. Boekhouders en financieel adviseurs gebruiken voornamelijk ratio's die betrekking hebben op omlooptijd van voorraden, winstgevendheid, liquiditeit en kapitaalstructuur. Meestal worden deze kengetallen periodiek (per half jaar of jaarlijks) opgesteld en besproken. Handiger is het als u zo actueel mogelijk, bijvoorbeeld dagelijks of wekelijks, inzicht heeft in de situatie van uw fietsenwinkel.
Op één A4-tje uw bikes-winkel in kaart
Voor de dagelijkse winkelpraktijk kunt u ook zelf vrij eenvoudig bepaalde praktische kengetallen bijhouden die veel zeggen over de verkoopontwikkeling, de productiviteit en inzet van mensen en middelen. Zaak is om deze ratio's periodiek te vergelijken, want aan een eenmalige opstelling kunnen geen conclusies worden verbonden. Ratio's moeten worden vergeleken met vorige ratio’s. Dan laten ze een beeld zien van eventuele veranderingen. Stijgingen of dalingen van de kengetallen zeggen waar u moet ingrijpen of juist moet doorpakken. Zo kunt u op één A4-tje uw bike-store in kaart brengen.
Maak een matrix (bijvoorbeeld in Excel) waarin u verticaal enkele voor jouw zaak relevante kengetallen noemt. Horizontaal maakt u een periodeverdeling (week, 14 dagen of maand). In Excel kunt u de ingevoerde cijfers en ontwikkelingen ook meteen met handige grafieken visualiseren. Op www.excelweb.nl vindt u handige tips voor het maken van een grafiek (zoekwoord ‘grafiek maken’).
Tien voorbeelden van handige kengetallen:
1. Omzet
(neg/pos. verschil begroting en werkelijke omzet)
Doel: Aansturen of complimenteren (=motiveren) van verkopers. De afwijking kan ook cumulatief worden bijgehouden om het effect van "inhaalacties" te evalueren. De omzet kan worden gesplitst in winkelomzet en online omzet om de groei/daling te meten.
2. Gemiddelde ordergrootte
(omzet gedeeld door aantal orders)
Doel: stimuleren van verkopers naar grotere orders/meerverkoop. Eventueel trainen op cross selling of upselling.
3. Omzet per verkoopmedewerker
(omzet gedeeld door aantal verkopers/fte)
Doel: inzicht in productiviteit van de verkopers, stijging of daling betekent ingrijpen, training e.d.
4. Omzet per medewerker
(omzet gedeeld door aantal medewerkers)
Doel: vergelijk ook met ratio 3 en dat geeft inzicht in de (in-)productiviteit en overheadstructuur.
5. Werkplaatsomzet
Doel: inzicht krijgen in de rentabiliteit van de werkplaats. Stijgt of daalt de omzet, zijn er
Piekperiodes? Eventueel werkplaatsomzet per werkplaatsmedewerker.
6. Aantal klanten tot x-omzet
Doel: groeit u in aantal grotere klanten of komen er steeds meer kleinere? (actie!)
7. Reiskosten buitendienst
(reiskosten delen door omzet x 100)
Doel: hoe rendabel is de buitendienst, wordt er veel resultaatloos gereden, is er iets mis met routeplanning?
8. Ziekteverzuim
(aantal ziektedagen per periode)
Doel: is er iets mis met de motivatie van uw medewerkers (personeelsmanagement)?
9. Klachten
(aantal klachten per periode)
Doel: hoe is de klantvriendelijkheid? Maak bij grove afwijking een analyse van soort klachten en onderneem actie voor verbetering.
10. Omzet per m2.
Die berekent u door de (jaar)omzet te delen door het aantal m2 van uw winkelvloer. Doel: kijk hoe u de omzet kunt verhogen door bijvoorbeeld winkeldochters te vervangen doorandere producten, presentaties te maken voor impulsaankopen, upselling, of routing te veranderen. Volg het effect via het stijgend/dalend kengetal.
U kunt op diverse onderdelen binnen uw bedrijf (personeel, huisvesting, verkoop etc.) bekijken voor welke activiteit of welk onderdeel van het bedrijfsproces u een ratio gaat bijhouden. Bespreek de uitkomsten en ontwikkeling van de kengetallen met uw medewerkers. Wat gaan we er samen aan doen om de kengetallen te verhogen of te verlagen? Vraag aan de verantwoordelijken een plan van aanpak met mogelijke streefkengetallen en onderbouwing. Met een ratioformulier kunt u effectief en snel bijsturen en weet u op elk moment hoe u 'draait'.
Tot slot
Als u met kengetallen uw eigen tweewielerzaak in beeld heeft en de ontwikkelingen in uw bedrijf volgt, kunt u enkele gegevens zoals omzet, werkgelegenheid, loonontwikkeling en dergelijke ook afzetten (benchmarken) tegen het landelijke gemiddelde in de tweewielerbranche of ten opzichte van de totale detailhandel.
Enkele informatieve websites met branche-kengetallen zijn:
- https://ondernemersplein.kvk.nl/branche-informatie/autohandel-groothandel-en-detailhandel/
- www.inretail.nl
- www.vakcentrum.nl
Wie aan de slag gaat met kengetallen zal snel merken dat meten niet alleen weten is, maar dat het kennen van kentallen u inzicht geeft om uw tweewielerzaak in de juiste richting te kunnen blijven sturen.
